Transfert aéroport en groupe : comment bien l’organiser

Accueillir un groupe à l’aéroport, ou l’y conduire à l’heure, demande un peu de préparation. Voici les points à régler avant le jour J, que vous arriviez à Roissy, à Orly, à Lyon-Saint Exupéry ou à Marseille Provence.

À l’arrivée : prévoir le temps de sortie

Entre l’atterrissage et la sortie du terminal, il faut compter le débarquement, la récupération des bagages et parfois les contrôles. Pour un vol international, ce temps est souvent plus long. Donnez le numéro de vol et l’heure d’arrivée prévue dans votre demande, et désignez une personne à joindre en cas de retard.

Le point de rendez-vous

Convenez à l’avance d’un point de rencontre précis : le terminal, la porte ou le parking réservé aux autocars. Transmettez-le à tous les membres du groupe, avec le numéro de la personne qui les accompagne.

Les bagages

Une valise par personne et un bagage cabine, c’est le cas le plus courant. Skis, instruments, matériel de salon ou équipements sportifs prennent plus de place : signalez-les pour que le véhicule ait une soute suffisante.

Au départ : garder de la marge

Les compagnies aériennes recommandent généralement d’arriver deux heures avant un vol en Europe et trois heures avant un long-courrier. Ajoutez le temps de trajet, les embouteillages aux heures de pointe et le chargement des bagages pour fixer l’heure de départ du car.

La checklist du transfert

• le numéro de vol et l’heure d’arrivée ou de départ ;
• le nombre exact de passagers et de bagages ;
• l’adresse de l’hôtel ou du lieu de l’événement ;
• le point de rendez-vous et un contact sur place ;
• les besoins particuliers : fauteuil roulant, matériel volumineux.

Nos pages Paris, Lyon et Marseille détaillent les points de prise en charge dans chaque ville.